ERP – Enterprise Resource Planning – sau sisteme informatice integrate – un subiect cu totul deosebit in viata marilor companii moderne, un domeniu care imi era total necunoscut, dar pe care am ajuns sa il cunosc un pic prin intermediul temei de disertatie pe care am sustinut-o la finele masterului in Managementul proiectelor.

Deoarece domeniul este foarte interesant voi prezenta in continuare cateva idei despre ce este un ERP si secretele acestuia, tocmai pentru ca multe alte persoane care vor trece pe aici sa se familiarizeze cu aceste notiuni moderne.

Un sistem ERP (Enterprise Resorce Planning) reprezintă o îmbinare a practicilor de management al afacerilor cu tehnologia informaţiilor, prin care procesele de afaceri ale unei companii sunt integrate în cadrul sistemului informatic, în vederea atingerii unor obiective de business specifice.

De-a lungul timpului, tehnicile şi practicile de management au evoluat într-un set de reguli general acceptate (best practices) specifice fiecărei verticale de business. Deşi rezultate în urma unui proces de sedimentare îndelungat, aceste “best practices” sunt şi ele supuse necesităţii continue de resincronizare cu modificările structurale ale mediului de afaceri. Rolul unui ERP este de a facilita încorporarea şi actualizarea acestora în cadrul proceselor de business ale companiei.

Tehnologia informaţională reprezintă infrastructura hardware, software, reţelistică şi comunicaţii necesară implementării unui sistem ERP. Se recomandă implementarea unui sistem ERP pe o infrastructură IT optimă, astfel încat procesele de afaceri să opereze la un randament care să permită atingerea obiectivelor de business prestabilite.

Iata cateva dintre caracteristicile care asigură succesul unui ERP bine implementat:
– Reducerea costurilor operaţionale: informaţia este operată o singură dată şi este accesibilă oricărui modul îi este necesară – producţie, financiar-contabil, achiziţii, vânzări etc. Astfel se economiseşte timp, reurse, se diminuează probabilitatea de a comite erori de operare, se facilitează accesul la informaţie de ultim moment etc.
– Facilitarea managementului operatiunilor curente: deciziile de zi cu zi sunt luate pe baza informaţiilor disponibile la un anumit moment. Utilizând rapoartele standard furnizate de ERP sau prin implementarea de instrumente de tip Business Intelligence (BI) complementare sistemului ERP, informaţiile sunt actuale, adecvate, coerente şi prezenate intuitiv. Se creează deci premisele fundamentării decizionale.
– Optimizarea stocurilor: în multe cazuri s-au semnalat reduceri majore ale valorilor imobilizate în stocuri, în condiţiile în care satisfacţia clienţilor a crescut. Acest lucru este datorat noilor instrumente de management operaţional şi decizional care permit controlul proceselor de aprovizionare, livrare, picking, producţie, targetare etc. De asemenea, sunt ţinute sub control stocurile care au termene scurte de expirare, rotaţie lenta etc.
– Creşterea nivelului de onorare a comenzilor: prin automatizarea lanţului de preluare a comenzilor, achiziţie, management stocuri, management depozit, logistică, se elimină marea majoritate a potenţialelor disfuncţionalităţi care conduc la neonorarea cererilor, sau la livrarea de bunuri necomandate.
– Imbunătăţirea cashflow-ului: prin implementarea de politici comerciale coerente şi prin uşurinţa cu care se pot obţine indicatorii specifici, compania îşi controlează mult mai strict fluxurile monetare şi perioadele de recuperare a banilor, impunând o disciplină financiară tuturor factorilor implicaţi.
– Integrarea informaţiilor financiare: fiind un singur sistem, există o singură viziune a rezultatelor. Se elimină astfel problema “adevarurilor multiple”, în care fiecare departament are propriul set de rezultate, analize şi concluzii, adesea contradictorii.

Sistemele ERP actuale realizează integrarea tuturor funcţiilor de conducere ale unei companii, plecând de la planificare, asigurarea stocului de materii prime şi materiale, definirea tehnologiilor, coordonarea proceselor de producţie şi, nu în ultimul rand, la realizarea gestiunii financiar contabile, a resurselor umane, a stocurilor de produse finite şi terminând cu dezvoltarea şi menţinerea relaţiilor cu clienţii şi partenerii de afaceri. Un astfel de sistem ERP permite factorilor de decizie realizarea unor analize complete asupra realizării planului de afaceri. Prin opţiunile de simulare a activităţilor şi prin caracterul flexibil şi dinamic al aplicaţiilor se pot realiza planuri de previziune, evaluări şi predefiniri ale tendinţelor de evoluţie ale industriei din care face parte compania, analize calitative, integrarea cu noile tehnologii e-business şi comunicare online.

Ar mai fi foarte multe de mentionat legat de ERP, insa nu doresc sa fac o expunere prea lunga, ci doar sa subliniez cateva elemente cheie din ceea ce poate insemna un ERP bine ales si implementat pentru orice companie care doreste sa fie mereu competitiva pe o piata in continua miscare.